TW傳統產業的明天在新零售New O2O: Excel「下拉式選單」清單方塊

用Excel「下拉式選單(清單方塊)」來輸入資料

經常我們都會在Excel上輸入一些少量的「固定清單資料」，像是在輸入人事資料中的「性別」：「男,女」，「血型」：「A,B,AB,O」…等等，如以下的人事資料清單：

這些資料是我自己杜撰的，而在清單中所輸入的性別及血型有一個特點，就是「不會變動」，因為不會有「男、女」之外的選項出現。

限制可以輸入文字資料的「資料驗證」

在Excel裡，有一個功能叫做「資料驗證」，就是設計用來避免這種輸入無效資料的狀況，使用的方式如下：

Step 1. 首先，選取您想要設定的欄位，因為我們要設定的通常是一整個欄位，因此在選取時，一次選取一整個「欄」或一整個「列」即可，因為總不能一格一格的設定吧？

在選取之後，再點擊「資料」頁籤中的「資料驗證」，如下圖：

Step 2. 接著在「資料驗證」對話盒中，在「儲存格內允許」中選擇「清單」，並在「來源」的位置，填入「男,女」，也就是將所有想要出現的文字數值，用「,」分號來做區隔，而組合而成的一個字串，最後再點擊〔確定〕即可。

Step 3. 經過這樣的設定，只要點擊每一個「性別」的儲存格，就會出現一個下拉式的選單，而這個選單內的內容，就是我們剛才所設定的「男」和「女」，如下圖：

相信透過這樣的選擇，就不會有輸入錯誤的情況發生了。

除此之外，在「生日」欄位，也可以利用此「資料驗證」的方式，來避免使用者手誤，而填入太誇張的日期，操作方式如下：和之前一樣，同樣選取想要設定的儲存格，接著在「儲存格內允許」中選擇「日期」，並且設定「開始日期」及「結束日期」，如下圖：

從這樣的設定之後，只要你在生日這個欄位，沒有輸入介於你所設定的日期時，就會出現「您所輸入的值不正確」的錯誤訊息。

從以上的兩個例子可以了解到「資料驗證」的好用之處，而在「資料驗證的準則」中，除了「清單」及「日期」之外，還有「任意值」、「整數」、「實數」、「時間」、「文字長度」及「自訂」可供設定。

碰到會常變動及新增的清單資料怎麼辦？

相信您對這個好用的功能已經躍躍欲試了，可是至今，我們輸入的「清單」都是很「簡單」，而且是「不變」的，但要是我們輸入的，是一個產品資料表呢？相信那可就麻煩了吧。

你能想像要在一個充滿分號的字串中，維護數以百計的產品項目嗎？

麻煩到包你不想再使用這個「資料驗證」的功能，但這可就失去這功能原本的立意了，但其實建立清單的方式，是可以改變的。

你一定是想，若清單也可以直接建立在「工作表」上的「儲存格」中，那「清單」就更好維護了吧？

沒問題，清單也是可以另外建立在工作表上的喔，首先，一樣開啟「資料驗證」，接著我們不直接輸入想要的清單文字，而是點擊「來源」欄位右邊的小圖示，如下圖：

接著選擇「文具清單」中的這些「文具項目」，如下圖：

最後這個「來源」就會以「儲存格範圍」的方式，來設定來源，如下圖：(當然，我們也可以直接填入儲存格欄位的值，若您會填的話)

最後在左方的「文具用品」中，只要點選了裡面的儲存格，就會出現右方清單中的項目，日後若是文具用品有新增的話，只要再去修改「儲存格範圍」的值即可。

但您有沒有看出，這有一個非常「致命」的問題，我們「通常」不會把「清單資料」，和要輸入的儲存格建立在「同一工作表」中，而是會將這些清單資料，獨立到另一個工作表裡，這樣版面才會比較整齊乾淨，但要怎麼做呢？

結合「名稱管理員」的「清單」資料驗證

由於在資料驗證中輸入儲存格範圍時，會有需同一個工作表的限制，因此這個限制要透過「定義名稱」來解決。

Step 1. 首先，我們先在其它的資料表中，建立這個「文具清單」的項目，接著選取這些項目，並點擊「公式」裡的「定義名稱」，接著在跳出的「新名稱」對話盒中，在「名稱」處，輸入您想要定義的名稱，我們這填「文具清單」即可，最後再點擊〔確定〕，操作如下圖：